Abrir uma RNC prejudica a empresa durante uma auditoria externa? Essa é uma dúvida bastante comum entre profissionais da qualidade. Em muitas organizações, existe o receio de registrar uma não conformidade porque ela poderá ser analisada posteriormente por um auditor externo.
Entretanto, essa visão pode levar a um problema ainda maior: deixar de registrar falhas para tentar esconder fragilidades do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Na prática, uma RNC bem registrada, analisada e tratada pode demonstrar justamente o contrário. Ela evidencia que a organização possui mecanismos para identificar problemas, analisar causas, implementar ações corretivas e verificar a eficácia das soluções.
Por isso, mais importante do que simplesmente contar quantas RNCs foram abertas é avaliar como essas não conformidades são tratadas e se o sistema consegue evitar sua reincidência.
Neste artigo, você vai entender o que é uma RNC, qual é sua relação com a ISO 9001, como ela pode ser observada em uma auditoria externa e quais erros devem ser evitados.
O que é uma RNC?
RNC significa Relatório de Não Conformidade. Trata-se de um registro utilizado para documentar uma situação em que determinado requisito não foi atendido.
Esse requisito pode estar relacionado a:
- procedimentos internos;
- especificações de produto;
- requisitos de clientes;
- processos produtivos;
- documentos do SGQ;
- legislação aplicável;
- requisitos da ISO 9001;
- critérios de inspeção;
- controles operacionais;
- registros obrigatórios.
Portanto, a RNC não deve ser entendida apenas como um formulário utilizado quando ocorre um problema grave.
Ela é, sobretudo, uma ferramenta de controle, análise e melhoria do processo.
Exemplo prático de RNC
Imagine uma indústria de embalagens em que uma bobina produzida apresenta espessura fora da especificação estabelecida.
A situação pode ser registrada da seguinte forma:
Não conformidade:
Produto apresentou espessura de 42 micras, enquanto a especificação estabelece 45 ± 2 micras.
Evidência:
Resultado registrado no relatório de inspeção nº 1254.
Processo:
Produção de filme plástico.
A partir desse registro, a organização deverá avaliar a necessidade de contenção, investigar a causa e determinar as ações apropriadas.
RNC e auditoria externa: existe relação?
Sim. Existe uma relação importante entre as RNCs internas e as auditorias externas.
Durante uma auditoria externa, o auditor pode avaliar diversos elementos do sistema, incluindo a maneira como a organização:
- identifica não conformidades;
- reage aos problemas;
- controla produtos ou processos afetados;
- determina causas;
- implementa ações corretivas;
- verifica a eficácia das ações;
- utiliza informações para melhorar o sistema.
Consequentemente, uma empresa que possui RNCs internas não deve concluir automaticamente que isso representa uma fraqueza.
Na verdade, a ausência de RNCs também pode exigir explicação, principalmente quando existem evidências de problemas recorrentes no processo.
Ter muitas RNCs significa que o SGQ é ruim?
Não necessariamente.
Esse é um dos principais pontos que precisam ser compreendidos pelos profissionais da qualidade.
Imagine duas organizações.
Empresa A
Possui:
- 20 RNCs registradas;
- análise de causa;
- ações corretivas;
- responsáveis definidos;
- prazos controlados;
- evidências;
- análise de eficácia;
- acompanhamento de reincidência.
Empresa B
Possui:
- apenas 2 RNCs registradas;
- reclamações recorrentes;
- problemas de processo;
- registros incompletos;
- desvios encontrados somente durante auditorias externas;
- pouca evidência de tratamento das causas.
Somente observar a quantidade de RNCs não permite concluir qual sistema é mais eficaz.
Isso ocorre porque quantidade de RNC não é sinônimo de desempenho do SGQ.
O contexto, a gravidade, a recorrência, o tempo de fechamento e principalmente a eficácia das ações precisam ser analisados.
O perigo de esconder ou não registrar uma RNC
Em algumas empresas, existe uma cultura equivocada de que “quanto menos RNC, melhor”.
Essa mentalidade pode gerar um comportamento perigoso:
“Não vamos abrir uma RNC porque o auditor poderá encontrar.”
Embora pareça uma estratégia de proteção, o efeito pode ser justamente o contrário.
Se o problema não é registrado, não existe evidência de que tenha sido formalmente analisado e tratado pelo sistema.
Além disso, caso o auditor externo identifique posteriormente a mesma falha, ele poderá questionar por que os mecanismos internos de controle não detectaram o problema.
Portanto, o risco não está necessariamente em abrir a RNC; está em não controlar adequadamente a não conformidade.
Qual é a diferença entre uma RNC interna e uma não conformidade encontrada pelo auditor?
Essa distinção é fundamental.
RNC identificada internamente
A própria organização identifica o problema.
Por exemplo:
Durante uma auditoria interna, foi identificado que registros de inspeção estavam incompletos.
A empresa abre a RNC, analisa a causa e implementa ações.
Nesse cenário, existe uma evidência de que o sistema foi capaz de identificar uma fragilidade.
Não conformidade identificada pelo auditor externo
Agora imagine que o auditor externo encontre os mesmos registros incompletos.
Ele poderá questionar:
“Como essa falha não foi identificada pela auditoria interna?”
Nesse caso, a questão pode ultrapassar o problema operacional.
Pode ser necessário avaliar também a eficácia do processo de auditoria interna.
Por isso, uma boa auditoria interna não deve ser realizada apenas para cumprir calendário.
Ela deve ser capaz de gerar informações úteis para a melhoria do SGQ.
Como o auditor externo pode analisar as RNCs?
Durante uma auditoria, o profissional externo pode utilizar uma abordagem baseada em evidências.
Entre os pontos que podem ser avaliados estão:
1. Identificação da não conformidade
O problema está claramente descrito?
Uma boa RNC deve evitar frases genéricas como:
“Problema na produção.”
É muito melhor registrar:
“Durante a inspeção final do lote 2548, foram identificadas 12 unidades com largura de 980 mm, enquanto a especificação estabelece 1.000 ± 5 mm.”
Assim, o registro apresenta fato, evidência e critério.
2. Contenção do problema
Depois de identificar a não conformidade, é necessário avaliar o que foi feito para impedir que o problema continue avançando.
Dependendo da situação, pode envolver:
- bloqueio do lote;
- segregação;
- identificação do produto;
- reinspeção;
- comunicação ao processo;
- avaliação de produto já expedido.
A contenção, entretanto, não deve ser confundida com ação corretiva.
Correção não é a mesma coisa que ação corretiva
Essa diferença é extremamente importante.
Correção
Resolve o problema identificado.
Exemplo:
Reinspecionar o lote e separar os produtos fora da especificação.
Ação corretiva
Busca eliminar a causa da não conformidade para evitar sua repetição.
Exemplo:
Revisar o método de controle do processo, corrigir o parâmetro operacional, atualizar o procedimento e implementar monitoramento da variável crítica.
Portanto:
Correção = trata o efeito.
Ação corretiva = trata a causa.
Essa diferença precisa estar clara na documentação da RNC.
Por que a análise de causa é tão importante?
Uma RNC sem uma boa análise de causa pode se transformar apenas em burocracia.
Um dos erros mais comuns é utilizar respostas superficiais.
Por exemplo:
Problema: operador realizou inspeção incorretamente.
Causa registrada: falta de treinamento.
Ação: realizar treinamento.
Entretanto, surge uma pergunta importante:
Por que o operador não realizou a inspeção corretamente?
Talvez o problema esteja relacionado a:
- procedimento pouco claro;
- treinamento inadequado;
- ausência de supervisão;
- método de inspeção complexo;
- instrumento inadequado;
- falta de padrão visual;
- alteração de processo não comunicada;
- excesso de carga operacional.
Por isso, ferramentas como 5 Porquês, Ishikawa, Pareto e MASP podem contribuir para uma análise mais consistente.
O problema da RNC que sempre volta
Imagine o seguinte histórico:
| Mês | Problema |
|---|---|
| Janeiro | Identificação incorreta |
| Fevereiro | Identificação incorreta |
| Março | Identificação incorreta |
| Abril | Identificação incorreta |
A empresa abriu quatro RNCs.
Porém, o problema continua.
Isso pode indicar que o sistema está registrando problemas sem eliminar suas causas.
Nesse cenário, o indicador mais importante não deveria ser simplesmente:
“Quantas RNCs foram abertas?”
Também deveria ser analisado:
Quantas RNCs são reincidentes?
RNC reincidente: um dos principais sinais de alerta
A reincidência merece atenção porque demonstra que uma solução anterior pode não ter sido eficaz.
Uma forma simples de acompanhar esse comportamento é utilizar:
Taxa de reincidência = RNCs reincidentes ÷ total de RNCs × 100
Por exemplo:
- RNCs abertas no período: 40
- RNCs reincidentes: 8
Taxa de reincidência:
8 ÷ 40 × 100 = 20%
Esse indicador pode ser acompanhado mensalmente e apresentado em reuniões de análise crítica ou gestão da qualidade.
RNC como indicador de desempenho do SGQ
As RNCs também podem gerar informações estratégicas.
Em vez de utilizar a RNC apenas como documento de encerramento, a organização pode transformar os dados em indicadores.
Alguns exemplos:
Indicadores de RNC
- RNCs abertas por mês;
- RNCs fechadas por mês;
- RNCs vencidas;
- tempo médio de fechamento;
- taxa de reincidência;
- RNCs por processo;
- RNCs por tipo de causa;
- RNCs por fornecedor;
- RNCs relacionadas a reclamações;
- custo da não qualidade;
- percentual de ações eficazes.
Dessa maneira, o SGQ passa de uma postura exclusivamente reativa para uma abordagem mais preventiva e analítica.
O que acontece quando uma RNC fica aberta durante a auditoria externa?
Uma RNC aberta não significa automaticamente que a organização terá uma não conformidade na auditoria externa.
O auditor poderá avaliar:
- quando ela foi aberta;
- qual era o problema;
- qual foi a causa identificada;
- quais ações foram definidas;
- se o prazo está adequado;
- se as ações foram implementadas;
- quais evidências existem;
- se a eficácia já pôde ser verificada.
Dependendo do estágio da ação, pode ser perfeitamente justificável que uma RNC ainda esteja aberta.
Por outro lado, uma grande quantidade de RNCs vencidas, sem responsáveis, sem evidências ou com problemas recorrentes pode levantar questionamentos sobre a eficácia do sistema.
RNC aberta antes da auditoria: devo fechar rapidamente?
Não.
Esse é outro erro que pode comprometer a qualidade do sistema.
Fechar uma RNC artificialmente apenas para apresentar “bons números” durante a auditoria pode gerar um problema ainda maior.
Uma RNC deve ser encerrada quando houver evidência suficiente de que as ações foram implementadas e, quando aplicável, sua eficácia foi verificada.
Portanto, o objetivo não deve ser:
“Fechar todas as RNCs antes da auditoria.”
O objetivo deve ser:
“Tratar corretamente as não conformidades identificadas.”
O que o auditor pode questionar sobre uma RNC?
Durante uma entrevista ou avaliação documental, algumas perguntas são bastante prováveis:
Sobre o problema
- O que aconteceu?
- Quando aconteceu?
- Onde aconteceu?
- Qual requisito não foi atendido?
- Qual foi a evidência?
Sobre a contenção
- O produto foi bloqueado?
- Outros produtos foram afetados?
- Houve comunicação ao cliente?
Sobre a causa
- Como a causa foi determinada?
- Foram utilizados 5 Porquês?
- Foi realizada análise de causa?
- Existem problemas semelhantes em outros processos?
Sobre a ação corretiva
- O que foi feito?
- Quem é o responsável?
- Qual é o prazo?
- Existe evidência da implementação?
Sobre a eficácia
- Como vocês sabem que a ação funcionou?
- O problema voltou a acontecer?
- Qual indicador foi utilizado?
- Durante quanto tempo a eficácia foi monitorada?
Essas perguntas mostram por que uma RNC bem estruturada funciona como uma história completa do problema até sua solução.
Exemplo de RNC bem estruturada
Considere uma indústria de transformação.
Não conformidade
Durante inspeção de processo, foram identificadas bobinas com espessura abaixo do limite especificado.
Evidência
Medições realizadas com micrômetro calibrado demonstraram valores inferiores ao limite estabelecido na especificação do produto.
Contenção
Lote bloqueado e encaminhado para avaliação da Qualidade.
Investigação
Foi realizada análise utilizando os 5 Porquês e Ishikawa.
Causa raiz
Ausência de controle sistemático da variável crítica após alteração do parâmetro de processo.
Ação corretiva
- revisar procedimento;
- estabelecer frequência de monitoramento;
- definir responsável;
- atualizar registro de inspeção;
- treinar operadores;
- acompanhar indicador durante período definido.
Verificação de eficácia
Após a implementação das ações, foram analisados os resultados de produção durante o período estabelecido.
Não foram identificadas novas ocorrências relacionadas à causa investigada.
Essa estrutura demonstra muito mais maturidade do que simplesmente registrar:
“Operador foi treinado.”
Como preparar o SGQ para uma auditoria externa
Uma preparação eficiente não deve começar na semana da auditoria.
O ideal é manter o sistema continuamente controlado.
Checklist de preparação
RNCs
- RNCs estão identificadas?
- Existe análise de causa?
- Existem responsáveis?
- Existem prazos?
- As ações possuem evidências?
- As RNCs vencidas estão justificadas?
- A eficácia foi verificada?
- Existe reincidência?
Auditorias internas
- O programa de auditoria está atualizado?
- As auditorias foram realizadas?
- Os resultados foram registrados?
- As não conformidades foram tratadas?
- A eficácia das ações foi verificada?
Indicadores
- KPIs estão atualizados?
- Existem tendências?
- Os resultados estão sendo analisados?
- Existem planos de ação para resultados insatisfatórios?
Processos
- Procedimentos estão atualizados?
- Registros estão disponíveis?
- Equipamentos de medição estão controlados?
- Operadores conhecem os padrões?
- Existe evidência de treinamento?
Auditoria externa não deve ser tratada como uma “caça às RNCs”
Uma cultura madura de qualidade entende a auditoria de outra maneira.
O objetivo não deve ser preparar o processo para parecer perfeito durante alguns dias.
O objetivo é demonstrar que o SGQ funciona de maneira consistente.
Consequentemente, problemas identificados internamente podem representar uma oportunidade de melhoria.
O verdadeiro sinal de alerta é quando a organização:
- não registra problemas;
- não analisa causas;
- não trata reincidências;
- fecha RNCs sem evidências;
- não verifica eficácia;
- depende da auditoria externa para descobrir problemas.
RNC, auditoria interna e auditoria externa: como tudo se conecta?
Podemos visualizar o ciclo da seguinte forma:
Processo
↓
Identificação do desvio
↓
RNC
↓
Contenção
↓
Análise de causa
↓
Ação corretiva
↓
Implementação
↓
Verificação de eficácia
↓
Auditoria interna / monitoramento
↓
Melhoria contínua
Esse ciclo é uma das bases para transformar a qualidade em gestão, e não apenas em inspeção.
RNC como ferramenta de aprendizado organizacional
Uma organização realmente orientada para a qualidade não deveria olhar para uma RNC apenas como um problema.
Ela também deve perguntar:
“O que esse problema está ensinando sobre nosso processo?”
Uma não conformidade pode revelar:
- falhas de treinamento;
- problemas de método;
- deficiência de documentação;
- riscos de processo;
- falhas de comunicação;
- problemas de fornecedores;
- limitações de equipamentos;
- necessidade de revisão de padrões;
- oportunidades de automação;
- riscos que ainda não haviam sido considerados.
Dessa forma, cada RNC pode gerar conhecimento para evitar que problemas semelhantes apareçam em outros processos.
Conclusão
Abrir RNC não é, por si só, algo negativo para uma auditoria externa.
O que realmente importa é a capacidade da organização de identificar, controlar, analisar, corrigir e evitar a reincidência das não conformidades.
Uma empresa que registra seus problemas, investiga suas causas e comprova a eficácia das ações demonstra que possui mecanismos de controle e melhoria.
Por outro lado, esconder ou deixar de registrar problemas não fortalece o Sistema de Gestão da Qualidade. Ao contrário, pode fazer com que uma falha que poderia ter sido tratada internamente seja descoberta somente durante uma auditoria externa.
Portanto, a pergunta mais adequada não é:
“Quantas RNCs temos?”
Mas sim:
“O nosso sistema é capaz de transformar as não conformidades em ações eficazes e melhoria contínua?”
Essa mudança de perspectiva é fundamental para profissionais que desejam atuar de maneira mais estratégica na Qualidade.
RNC não deve ser vista apenas como um registro de problema. Ela deve ser utilizada como uma ferramenta de aprendizado, controle e melhoria do processo.
Perguntas frequentes sobre RNC e auditoria externa
Abrir RNC pode prejudicar a certificação ISO 9001?
Não necessariamente. A existência de RNCs internas não significa automaticamente que a organização esteja em situação inadequada. O tratamento, a análise das causas, as ações implementadas e a eficácia são aspectos importantes para avaliar a maturidade do sistema.
O auditor externo pode ver minhas RNCs internas?
Durante uma auditoria, o auditor pode solicitar evidências relacionadas aos processos e ao tratamento de não conformidades, conforme o escopo e os critérios da auditoria. A organização deve estar preparada para demonstrar como controla e trata seus problemas.
É melhor não abrir RNC antes de uma auditoria?
Não. Se uma não conformidade foi identificada e requer tratamento formal, deixar de registrá-la apenas para evitar questionamentos pode enfraquecer a rastreabilidade do sistema.
Uma RNC aberta pode ficar aberta durante a auditoria?
Pode existir uma RNC ainda em tratamento. O importante é que haja justificativa, responsável, prazo, ações definidas e evidências compatíveis com o estágio do tratamento.
Qual é a diferença entre correção e ação corretiva?
Correção trata a não conformidade identificada. Ação corretiva busca eliminar a causa da não conformidade para evitar sua repetição.
Qual ferramenta utilizar para investigar uma RNC?
A ferramenta depende da complexidade do problema. Entre as opções estão 5 Porquês, Ishikawa, Pareto, MASP, PDCA e outras ferramentas de análise de causa.
Muitas RNCs significam que a empresa possui baixa qualidade?
Não necessariamente. A quantidade de RNCs precisa ser analisada junto com gravidade, recorrência, eficácia das ações, processos envolvidos e outros indicadores do SGQ.
Qual é o maior erro no tratamento de uma RNC?
Um dos principais erros é registrar uma causa superficial e implementar uma ação que não elimina a causa raiz. Outro erro frequente é fechar a RNC sem verificar a eficácia da ação.
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